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探云月刊 2025年02月 - 只专注一件事

最近天气终于开始持续转暖，阴雨天气减少，阳光增多，令人感到非常愉悦。

上一期提到了我的 side project：任务管理工具。在最近的工作、生活中，我已经将这个工具充分的用的起来，明显感受到了效率的提升。当前工具中记录的已经完成任务有157个，未完成的任务有49个。

所谓效率的提升，并不是做一件事情更快了，因为实际上每件事情的耗时是很难缩短的。但我现在能够更好的把时间分配到最重要的事情上面，让单位时间变的更有价值，从而提升了工作效率。现在多项目以不同的节奏并行也能够有条不紊。

这一期继续来聊这个工具，侧重使用的角度。工具只是做事方法的承载，它不能直接替代做事方法本身。

只专注一件事

相信很多家长都会遇到这样的问题：明明没多少作业，小朋友可以非常磨蹭的做很长时间。我儿子也有同样的问题，尤其是语文作业。经过最近的辅导，他做作业的速度有了显著的改善。我将这个方法取名为：两分钟超人。

在我们眼中，小朋友做作业就是一件事，但实际上在他头脑中，起码想着好几件事：1. 做作业本身，2. 做作业很难，3. 做完作业玩耍时间就不够了……另外，我儿子还不太坐的住，身上总是扭来扭去，我老婆因此已经爆炸很多次了。

分心的因素太多，就很难专注到作业本身，做作业自然就很慢，对作业的恐惧情绪也就越重。

于是我就和他商量，如果持续做15分钟作业太难，那5分钟行不行？2分钟行不行？1分钟行不行？

于是我就带着他从1分钟的专注开始，先调整好坐姿，然后1分钟的时间完全不分心。完了后，想停就可以停一会儿，不累的话就继续1分钟。在连续几个1分钟后，逐渐加长时间，到2分钟。

经过一周左右的练习，他逐渐习惯了专注的状态，不再需要2分钟的计时，也可以专注、快速的写完语文作业了。

在我看来，任务管理最终要的目标是类似的：让我可以在一段时间内，专注于一个任务，高质量、高效的完成这个任务。

但任务管理面临的情况有所不同，前面提到，现在我的任务管理工具中已经有 49 个待办项。想要从 49 件事中挑选一个，大概可以让选择困难症直接血溅当场了。

但如果从 4 项以内的任务中挑出一项任务，就比较容易做到了。因此我需要任务管理工具帮我快速的将选项从 49 降低到 4。

日程视角

很多人都会听过，我们可以将事情基于重要/不重要，紧急/不紧急划分为四个维度，然后优先做重要而紧急的事。这样的分法，并不足以解决刚才的问题，但它是一种看待任务的视角，我们可以有其他的视角。

我当前最常用的有两种视角：

日程视角：今天、明天、本周、下周、下个月
项目管理视角：TopConcern、Details、FieldWork、Delegate

其中项目视角我没有找到特别合适的中文词，于是就用英文词，后面会详细讲一讲。先来说说日程视角。

我从《搞定》（GTD）这本书中学到了挺多，其中很重要的一点是：极少有任务有真正的截止日期。这也很符合我工作中各项任务：它们几乎不需要绑定到具体的日期。如果真的有需要绑定到具体日期、时间的任务该怎么办呢？放到日历中就好。

当有一项新的任务，我会大致看看它该本周做还是下周做，如果都不是，那就放远一点，放到下个月。每天早上，我会花几分钟，看看哪些明天或本周的任务需要放到今天做。到晚上的时候，我会用几分钟看看哪些任务需要放到明天。在周末或周一的时候，我也会看看各事项是否需要调整。

前面提到过，任务是活的，我很难一次性将任务设计好，只等打勾。因此我需要能够随时快速、方便的调整任务。这需要两方面的支持，一是合理的视角维度划分，粗颗粒度的日程让我调整起来毫无压力。另一方面是工具的支持：需要能够在列表界面就很方便的调整分组，并且可以隐藏没有任务的分组，尽可能降低认知负担。

再回头看看重要、紧急这个视角。我没有采用这个视角，最主要的原因在于，使用这个视角划分任务并没有看起来那么容易。我无法凭直觉就给出很好的回答，必须经过一定的思考和分辨，才能较好的将一件事放到合适的维度。并且每件事情中，其实有重要、紧急的部分，也会有不重要、不紧急的部分，进一步提高了任务分类的难度。

项目管理视角

日程视角非常好用，但它还不够。经过梳理，也许今天的事情不会太多，但本周或下周的事情数量可能就会非常多，又会让任务的维护变的困难起来。因此我常用日程作为主视角，项目管理作为次级视角。

我的工作中场景会以不同的节奏并行多个项目，想要安排好这些项目的工作并不容易。有些项目是我主要负责，有些项目则是我主要配合，但也有我负责的部分。并且这些项目会涉及到不同的人参与。

因此我必须搞清楚我在这些项目中，我以怎样的方式，如何参与到项目的哪些环节中。这也是我设计的项目管理视角的四个维度，接下来我就挨个讲一讲。

TopConcern

字面上的翻译是：首要关注。也就是我最需要关注的事情。那怎么样的事情才是我最关注的呢？项目中，我最担心可能出问题的部分，就是我最需要关注的。也就是说，最能引起我担忧情绪的事项。比如项目中某个事情我还没想清楚，但我相信团队成员可以很好的处理好它，那它就不会是我担心的对象。

这种任务通常需要我花时间先问问自己，具体担心的问题是什么，然后思考对应的处理方式。可能是将任务梳理清楚，安排给相关的同学；也可能是需要去寻求帮助；或者只需要同步相应的风险。

Details

委托给他人的任务，有些常规任务，前期说好了怎么做基本就没问题。但我现在工作中充满了大量非常规任务，因此我必须深入到方案的细节讨论，才能确保任务按期望的方向进行。

FieldWork

必须要亲自动手的事项，但如果用中文亲自动手又不太合适。亲自动手更多强调的是态度，而对于项目管理而言，我更在意的是：通过直接动手，获得第一手的经验。我不需要，也做不到在每个项目中做出很多直接贡献。但通过参与到直接任务中，拥有第一手经验，可以做出更合理的项目安排和计划。

Delegate

在各个项目，实际由我直接完成的工作其实是很少的，大部分工作都是委托给各个团队成员。这些工作过程可能并不需要我太深的介入，但我仍然需要参与到工作的关键节点中。一方面是确保工作是按预期完成的，如果不是，就得及时沟通调整。

项目标签

通过主视角、次级视角对任务进行分组，可以有效的降低在查看任务时的认知负担，但这依然不够。还需要项目标签，用于任务的过滤。

从使用上来讲，这是非常符合直觉的。比如我当前正在处理项目 A 的事情，我就希望其他的事情都先放一旁，眼不见心不烦。那项目标签用起来是不是很容易呢？并不是。

我用过非常多的工具，各有着自己的标签系统，我感到……全都不好用。为啥会不好用呢？都是那么专业的工具，卖钱的工具。这个问题得想清楚，才能确保我自己做的工具是好用的。

还是回到前面我所面临的问题：要在 49 个任务中选 1 个当前要做的事情。如果只是从 4 个事情中挑一个，那没什么问题。

那是不是标签少一点……就好用了的呢？还真是的。这背后的原因，是我们的大脑并不擅长处理复杂、数量大的信息。这也是本文最前面提到的，我们需要专注于一件事情。

在新建任务的时候，专注点在于任务本身，所以分配标签需要非常简单，不费脑。一方面是直接将标签展示出来，能看见的比看不见的更简单。另外就是标签数量要少，一眼扫完就能选。我实际在创建任务时，会快速分配 1、2个标签，顶多3个标签，后续再根据实际情况，在更新任务状态的时候调整标签。

那标签数量较少，够用吗？我们来算一算。前面我们已经分了主视角、次级视角，已经可以在大部分情况下把需要关注的任务分为 7 个以下的小组，然后再通过少数几个标签的过滤，完全可以将任务分组到 4 个以下。从 4 个以下的任务中挑选一个当前任务，已经很容易了。

现在再来说说为什么我以前觉得标签都不好用。一方面是我自己标签设计的问题，我倾向于设计完善的标签体系，这就会导致标签数量很多。另一方面也是工具的原因，许多任务管理工具并没有把标签做为核心功能设计，因此交互上不是特别便利。

什么叫设计完善的标签体系呢？比如工作中分项目，项目下分子项目；然后再加上各种分类比如杂事，重要；还有时长，人物标签……这一套下来，起码大几十个标签。在使用的时候，哪记的住这几十个标签，全显示出来眼睛也看花了。

现在我不再采用体系化的标签设计，而是根据实际任务的分布情况来设计标签，让标签可以充分发挥过滤的作用，同时尽可能保持标签符合直觉，用起来简单。比如只有几个大项目的标签，然后再加“其他”这个标签，整体上就感觉好用多了。

降低认知复杂度

在我看来，任务管理工具的核心就是通过降低认知复杂度，让大脑可以更有效的处理当前最重要的信息。

降低认知复杂度，最重要的有两个方面：一方面是通过分组（视角）、过滤（标签），降低大脑需要同时处理的信息量。另一方面是通过将任务的信息维护（易于添加、调整内容和标签）分散到更长的时间中，降低单次任务处理的复杂度。

当前我的新工具核心功能已经足够我日常使用，但我也会根据自己的使用情况进行持续的迭代。

如果你对任务管理感兴趣，欢迎交流～