选用 jira 进行任务管理

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这是一个工作中的分享，主要目的是统一大家对任务管理、jira 使用的一些基本认识，从而最终帮助大家形成统一的使用习惯，从而提高工作效率，降低沟通成本。

为什么要做这次分享？

同样一件事物，不同的人会有不同的认识。同样的概念，不同的人会有不同的理解。在大部分情况下，这些不同的认识和不同的理解并不会对我们的生活造成影响。但是在工作中，对一件事物理解必须达成一致，才可以帮助我们进行有效的交流和沟通。而这次分享，主要是为了讲一下我对 jira 的一些看法，为大家理解和使用 jira 进行任务管理提供一个统一的基础。最终的目标是能够形成一致的使用习惯，提高工作效率，降低沟通的成本。

为什么要使用工具进行任务管理？

从个人角度来说

因为我们的人脑的能力其实是非常有限的。

我们大脑可以同事关注的事情的数量非常少，据有关调查显示，这个数字是七。而且，还有限制——只能是相对简单的事情。对于我来说，在状态好的时候，我可以短时间内同时思考两件事。但更多的情况下，我只能专注于一件事。多于一件事的时候，我的脑袋就转不过来了，这个时候，我会把多余的事情写下来，稍后处理。

我们大脑在处理事情的时候，不止有数量的限制，还有复杂度的限制。稍微复杂点的东西，大脑就很难一次性处理掉了。但是人类的智慧是无穷的：我们可以把一件复杂的事拆分成多件稍微简单一点的事，如果还不够简单，那就进一步拆分。正因为这个简单的道理，我们才能学习并处理复杂度非常高的事情。

回到我们的实际的工作中：公司花钱雇用我们这些专业人员来做的事情，显然都不会是简单的事情，而且数量也不小。所以怎么看都超出了人脑的限制，但是没关系，人最大的优势就是会制造和使用工具，通过引入工具来进行任务管理，可以有效解决这个问题。

从公司角度来说

个人的工作效率提高了，当然就会有更好的产出。

而且还有些副产品，比如参考数据，以及各种报告。为什么不是考核数据呢？如果作为考核的话，那么我相信就会有很多人做出奇怪的事情……

为什么选用了 jira？

其实管理任务类的工具有非常多，最终选 jira 主要基于两点原因：

1. 我之前了解到身边有过使用 jira 管理任务的成功案例
2. 经过一定的尝试和试用，jira 可以很好的满足我设定的目标

不同的角色从清晰的任务管理中可以获得什么样的好处？

对于每个人

清晰的任务管理可以帮助每个人提高工作效率和产出。以程序员来举例：在写程序的时候，我是很不希望被打断的，如果有一个清晰的任务列表，那么我可以在完成任务之后，保持当前的状态迅速切换到下一个任务。尤其是做一连串微小的任务的时候，保持工作状态持续进行任务处理，是非常高效的。只有在必要的时候，我才需要去找其他人进行任务细节的进一步沟通，而 jira 也清楚的提供了沟通目标：任务创建人。

注：经同事的提醒，在工作中被打断之后，清晰的任务列表也可以帮助我们迅速回到工作的状态。

经过仔细的考虑，对每个人来说，这个任务列表应该提供什么样的信息呢：

1. 我的工作内容是什么（新的任务、BUG）
2. 什么时候交付（我的观念是阶段性的完成任务，虽然并不一定是阶段性的发布）

对于任务的相关人员

对于任务的相关人员来说，任务管理工具是一个非实时的交流的工具：不用打断正在工作的人就可以进行任务的分配，提BUG，了解任务的状态。通过这种方式，可以把面对面的交流放到真正需要的时候。尤其是对比通过频繁开会来讨论需求细节的情况，采取异步非实时的交流方式，可以节约很多时间。

那么对于一个任务的相关人员，最关心的点有哪些呢：

1. 任务是否进行合理的分配（产品经理）
2. 小组内的任务完成情况怎么样（产品经理，其他组员）
3. bug 的修复情况（测试人员、产品经理）

怎样才算是一条清晰的任务？

一条任务足够清晰的条件就是：

1. 可完成
   • 正面例子：做一个煎蛋
   • 反面例子：用舌头舔到你的手肘（不要试了，舔不到的）
2. 能清晰的衡量结果
   • 一个任务应该有一个明确的完成后需要达到什么样的目标。而一定有人可以最终来根据这个目标来衡量这个任务是否完成。
3. 大小合适
   • 这一点的话要根据实际的情况来处理。如果是一项新功能，那么拆分到适当的粒度就可以了，太大太小，都不利于任务的完成（具体多大合适，并不是一两句话能讲清楚的了，而且需要长期的实践才能掌握其中的诀窍）。如果是一个bug，那其实不存在拆分的问题，直接建任务就好了。如果是一个小改动，那就算只改一个字，都可以做为一条任务：因为我们需要追踪它的完成状态并进行验收。
4. 尽可能完备的信息
   • 除开任务准确的描述，如果一项任务有特殊的背景、要求、限制，都应该在描述或备注中写出来。不止是任务的执行人，其他相关人员在有需要介入任务的时候，这些信息都会有用。而且有些内容也可以通过外链的方式来给出。

不论是研发、调研、设计……都可以做为一条任务——在创建的时候最好都能满足上面的条件。

敏捷看板

经过反复的尝试，jira 中的敏捷面板是最能满足上面提到的那些情况的工具。但是只使用了其中最核心的部分。具体的使用方式还是要根据各家的情况自己摸索了。

保持简单

除了上面列举的一些重点，jira 还可以完成一些其他的管理，比如通过时间评估来进行项目进度的精确管理，比如进行各种 report（当然，需要正确的处理相关的任务属性）。但这些东西，我认为可以等大家都熟悉之后，再进一步的改进使用的方式，而且一定要注意，只增加必要的东西。想象这么一个栗子：

• 如果让你倒水喝的时候，必须原地高抬腿10个，不然机器不出水，请问你会是什么样的感受？

高抬腿10个简单吗？简单啊。有好处吗？有啊，可以锻炼身体。但是它和倒水有什么关系？

所以，在 jira 使用改进的时候，还是必须要以解决最重要的问题为目标，而不要让一些不相关的东西影响了大家的积极性。

工作的主体是人

工具总是工具，并不能解决所有的问题，最重要的，还是大家经过不断的实践，主动的把这个工具用好，利己利人 ：）